Nowe obowiązki organizacji po zmianach Załączników do rozporządzenia EMAS

28 sierpnia 2017 r. Komisja Europejska uchwaliła rozporządzenie UE 2017/1505 zmieniające Załączniki I, II oraz III do rozporządzenia WE 1221/2009 EMAS.

Zmiany nakładają nowe obowiązki na organizacje zarejestrowane w EMAS. Pełne wdrożenie zmian będzie możliwe jeśli organizacje zarejestrowane w systemie EMAS zastosują się do nowych wymogów do 14 września 2018 r. Jednak organizacje powinny wprowadzić nowe wymagania niezwłocznie, niezależnie od wyznaczonego terminu najbliższej weryfikacji.

Kiedy spełnienie wymagań będzie sprawdzane przez akredytowane jednostki oraz Generalną Dyrekcję Ochrony Środowiska?

Art. 2 rozporządzenia mówi, że: „Zgodność z wymaganiami rozporządzenia (WE) nr 1221/2009 zmienionego niniejszym rozporządzeniem zostaje sprawdzona podczas weryfikacji organizacji, zgodnie z art. 18 rozporządzenia (WE) nr 1221/2009.” Chodzi o weryfikację, o której mowa w art. 18 ust 6 (dot. art. 6 ust. 1 – co trzy lata), jak i art. 18 ust. 7 (dot. art. 6 ust. 2 – co rok).

Poniżej przedstawiamy wyjaśnienia krok po kroku w jakich terminach Państwa organizacja ma obowiązek poddać się weryfikacji spełnienia nowych wymagań, aby pozostać w rejestrze.

Dotyczy organizacji, których termin weryfikacji, odbywającej się co 3 lata*, wypada przed 14 marca 2018 r.

Wariant 1/ Organizacja poddaje się weryfikacji* z dochowaniem terminu, uwzględniając nowe wymagania zmienionych Załączników I, II, III:

• w ten sposób w pełni wdroży nowe zobowiązania.

Przykład: Organizacja jest zobowiązana do poddania się 3-letniej weryfikacji* w terminie do 15 grudnia 2017 r. Weryfikacja zostaje przeprowadzona w terminie, przy uwzględnieniu wymagań zmienionych załączników do rozporządzenia EMAS. Kolejnej corocznej weryfikacji** organizacja będzie zobowiązana się poddać w terminie do 15 grudnia 2018 r.

Wariant 2/ Organizacja poddaje się weryfikacji* z dochowaniem wyznaczonego terminu, uwzględniając wymagania „starych” Załączników I, II, III, w porozumieniu z weryfikatorem środowiskowym:

• w takiej sytuacji oświadczenie weryfikatora, wydane po pozytywnej weryfikacji*, będzie ważne tylko do 14 września 2018 r.,
• oznacza to, że do 14 września 2018 r. konieczna jest kolejna weryfikacja**, przy uwzględnieniu nowych Załączników I, II, III.

Przykład: Organizacja jest zobowiązana do poddania się 3-letniej weryfikacji* w terminie do 15 grudnia 2017 r. Weryfikacja zostaje przeprowadzona w terminie, przy uwzględnieniu wymagań „starych” załączników do rozporządzenia EMAS. Oświadczenie weryfikatora wystawione po tej weryfikacji będzie obowiązywało tylko do 14 września 2018 r. Kolejnej corocznej weryfikacji** organizacja będzie zobowiązana się poddać w terminie do 14 września 2018 r., a nie do 15 grudnia 2018 r.

Wariant 3/ Organizacja może, w porozumieniu z weryfikatorem środowiskowym oraz GDOŚ, przełożyć datę weryfikacji o 6 miesięcy: weryfikacja odbywa się przy uwzględnieniu nowych wymagań rozporządzenia EMAS, a  kolejna, roczna weryfikacja** będzie odbywała się w odstępie czasu nieprzekraczającym 12 miesięcy, zgodnie art. 19 ust. 2 rozporządzenia (WE) 1221/2009 EMAS.

Przykład: Organizacja jest zobowiązana do poddania się 3-letniej weryfikacji* w terminie do 15 grudnia 2017 r. Organizacja po uzgodnieniu z weryfikatorem i uzyskaniu pisemnej zgody GDOŚ, przesuwa termin weryfikacji na 15 czerwca 2018 r., a następnie w tym terminie poddaje się weryfikacji*, uwzględniając wymagania zmienionych załączników do rozporządzenia EMAS. Kolejnej corocznej weryfikacji** organizacja będzie zobowiązana się poddać w terminie do 15 czerwca 2019 r.

Dotyczy organizacji, których termin weryfikacji, odbywającej się co 3 lata*, wypada po 14 marca 2018 r. ale przed 14 września 2018 r.

Wariant 1/ Organizacja poddaje się weryfikacji* we wcześniej wyznaczonym terminie, uwzględniając nowe wymagania zmienionych Załączników I, II, III:

• w ten sposób w pełni wdroży nowe zobowiązania.

Przykład: Organizacja jest zobowiązana do poddania się 3-letniej weryfikacji* do 15 maja 2018 r. Weryfikacja zostaje przeprowadzona w terminie, przy uwzględnieniu wymagań zmienionych załączników do rozporządzenia EMAS. Kolejnej corocznej weryfikacji** organizacja będzie zobowiązana się poddać w terminie do 15 maja 2019 r.

Wariant 2/ Organizacja poddaje się weryfikacji* z dochowaniem wyznaczonego terminu, uwzględniając wymagania „starych” Załączników I, II, III, w porozumieniu z weryfikatorem środowiskowym:

• w takiej sytuacji oświadczenie weryfikatora, wydane po pozytywnej weryfikacji, będzie ważne tylko do 14 września 2018 r.,
• oznacza to, że do 14 września 2018 r. konieczna jest kolejna weryfikacja, przy uwzględnieniu nowych Załączników I, II, III.

Przykład: Organizacja jest zobowiązana do poddania się 3-letniej weryfikacji* do 15 maja 2018 r. Weryfikacja* zostaje przeprowadzona w terminie, przy uwzględnieniu wymagań „starych” załączników do rozporządzenia EMAS. Oświadczenie weryfikatora wystawione po tej weryfikacji będzie obowiązywało tylko do 14 września 2018 r. Kolejnej corocznej weryfikacji** organizacja będzie zobowiązana się poddać w terminie do 14 września 2018 r., a nie do 15 maja 2019 r.

Dotyczy organizacji, których termin weryfikacji, odbywającej się co 3 lata*, nie wypada przed 14 września 2018 r. ale termin corocznej weryfikacji ** wypada przed 14 marca 2018 r.

Wariant 1/ Organizacja poddaje się weryfikacji** we wcześniej wyznaczonym terminie, uwzględniając nowe wymagania zmienionych Załączników I, II, III:

• w ten sposób w pełni wdroży nowe zobowiązania.

Przykład: Organizacja jest zobowiązana do poddania się corocznej weryfikacji** do 15 grudnia 2017 r. Weryfikacja zostaje przeprowadzona w terminie, przy uwzględnieniu wymagań zmienionych załączników do rozporządzenia EMAS. Kolejnej corocznej weryfikacji** (lub 3-letniiej weryfikacji*, jeśli wynika to z harmonogramu weryfikacji) organizacja będzie zobowiązana się poddać w terminie do 15 grudnia 2018 r.

Wariant 2/ Organizacja poddaje się weryfikacji** z dochowaniem wyznaczonego terminu, uwzględniając wymagania „starych” Załączników I, II, III, w porozumieniu z weryfikatorem środowiskowym:

• w takiej sytuacji oświadczenie weryfikatora, wydane po pozytywnej weryfikacji, będzie ważne tylko do 14 września 2018 r.

Przykład: Organizacja jest zobowiązana do poddania się corocznej weryfikacji** w terminie do 15 grudnia 2017 r. Weryfikacja zostaje przeprowadzona w terminie, przy uwzględnieniu wymagań „starych” załączników do rozporządzenia EMAS. Oświadczenia weryfikatora wystawione po tej weryfikacji będzie obowiązywało tylko do 14 września 2018 r. Kolejnej corocznej weryfikacji** (lub 3-letniej weryfikacji*, jeśli wynika to z harmonogramu weryfikacji) organizacja będzie zobowiązana się poddać w terminie do 14 września 2018 r., a nie do 15 grudnia 2018 r.

Wariant 3/ Organizacja może, w porozumieniu z weryfikatorem środowiskowym oraz GDOŚ, przełożyć datę weryfikacji** o 6 miesięcy:

• weryfikacja** w przesuniętym terminie, odbywa się przy uwzględnieniu nowych wymagań rozporządzenia EMAS, przy czym kolejna roczna weryfikacja** (lub 3-letnia weryfikacja*, jeśli wynika to z harmonogramu weryfikacji) będzie odbywała się w odstępie czasu nieprzekraczającym 12 miesięcy, zgodnie art. 19 ust. 2 rozporządzenia (WE) 1221/2009 EMAS.

Przykład: Organizacja jest zobowiązana do poddania się corocznej weryfikacji** w terminie do 15 grudnia 2017 r. Po uzgodnieniu z weryfikatorem i GDOŚ przesuwa termin weryfikacji na 15 czerwca 2018 r., a następnie w tym terminie poddaje się weryfikacji**, uwzględniając wymagania zmienionych załączników do rozporządzenia EMAS. Kolejnej corocznej weryfikacji** (lub 3-letniej weryfikacji*, jeśli wynika to z harmonogramu weryfikacji) organizacja będzie zobowiązana się poddać w terminie do 15 czerwca 2019 r.

Dotyczy organizacji, których termin weryfikacji, odbywającej się co 3 lata*, nie wypada przed 14 września 2018 r. ale termin corocznej weryfikacji ** wypada po 14 marca 2018 r. ale przed 14 września 2018 r.

Wariant 1/ Organizacja poddaje się weryfikacji** we wcześniej wyznaczonym terminie, uwzględniając wymagania zmienionych Załączników I, II, III:

• w ten sposób w pełni wdroży nowe zobowiązania.

Przykład: Organizacja jest zobowiązana do poddania się corocznej weryfikacji** do 15 maja 2018 r. Weryfikacja** zostaje przeprowadzona w terminie, przy uwzględnieniu wymagań zmienionych załączników do rozporządzenia EMAS. Kolejnej corocznej weryfikacji** organizacja będzie zobowiązana się poddać w terminie do 15 maja 2019 r.

Wariant 2/ Organizacja poddaje się weryfikacji z dochowaniem wyznaczonego terminu, uwzględniając wymagania „starych” Załączników I, II, III, w porozumieniu z weryfikatorem środowiskowym:

• w takiej sytuacji oświadczenie weryfikatora, wydane po pozytywnej weryfikacji, będzie ważne tylko do 14 września 2018 r.,
• oznacza to, że do 14 września 2018 r. konieczna jest kolejna weryfikacja (roczna lub trzyletnia), uwzględniająca wymagania nowych Załączników I, II, III.

Przykład: Organizacja jest zobowiązana do poddania się corocznej weryfikacji** w terminie do 15 maja 2018 r. Weryfikacja** zostaje przeprowadzona w terminie, przy uwzględnieniu wymagań „starych” załączników do rozporządzenia EMAS. Oświadczenie weryfikatora wystawione po tej weryfikacji będzie obowiązywało tylko do 14 września 2018 r. Kolejnej corocznej weryfikacji** (lub 3-letniiej weryfikacji*, jeśli wynika to z harmonogramu weryfikacji) organizacja będzie zobowiązana się poddać w terminie do 14 września 2018 r., a nie do 15 maja 2019 r.

Dotyczy małych organizacji, które korzystają z odstępstwa, zgodnie z art. 7 rozporządzenia EMAS ***

Wariant 1/ Mała organizacja korzystając z odstępstwa, zgodnie z art. 7 rozporządzenia EMAS, które polega na przedłużeniu 3-letniego okresu między weryfikacjami* na nie więcej niż 4 lata lub rocznego okresu weryfikacji** na nie więcej niż 2 lata, będzie podlegała sprawdzeniu wdrożenia wymagań zmienionych załączników do rozporządzenia EMAS w terminach najbliższej corocznej weryfikacji** lub 3-letniej weryfikacji*, jeśli wynika to z harmonogramu weryfikacji.

Przykład: Mała organizacja, która skorzystała z odstępstwa, zgodnie z art. 7 rozporządzenia EMAS, jest zobowiązana do poddania się corocznej weryfikacji w terminie do 1 września 2019 r. Pierwsza weryfikacja, zakończyła się podpisaniem oświadczenia weryfikatora z datą 1 września 2017 r. Organizacja poddaje się weryfikacji w terminie do 1 września 2019 r., uwzględniając wymagania zmienionych załączników do rozporządzenia EMAS. Kolejnej weryfikacji (w tym przypadku już 4-letniej) organizacja będzie zobowiązana się poddać w terminie do 1 września 2021 r.

WAŻNE

W każdym z wariantów po przeprowadzonej corocznej weryfikacji** lub weryfikacji* 3-letniej organizacja jest zobowiązana niezwłocznie przekazać następujące dokumenty do GDOŚ:

• wypełniony i podpisany formularz, zgodny ze wzorem podanym w rozporządzeniu Ministra Środowiska z dnia 1 lutego 2012 r. w sprawie wzoru wniosku o rejestrację organizacji w rejestrze EMAS (Dz. U. poz. 166),
• zwalidowaną, zaktualizowaną deklarację środowiskową w wersji elektronicznej lub w postaci wydrukowanego dokumentu,
• podpisane oświadczenie weryfikatora środowiskowego w oryginale, zgodne ze wzorem podanym w załączniku VII rozporządzenia EMAS, dotyczące wymienionej deklaracji środowiskowej (uwaga: oświadczenie może być częścią deklaracji środowiskowej).

OBJAŚNIENIA używanych pojęć

Rozporządzenie EMAS - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1221/2009 z dnia 25 listopada 2009 r. w sprawie dobrowolnego udziału organizacji w systemie ekozarządzania i audytu we Wspólnocie (EMAS).

Zmienione Załączniki I, II, III – zmiany wprowadzone Rozporządzeniem Komisji (UE) 2017/1505 z dnia 28 sierpnia 2017 r. zmieniającym załączniki I, II i III do rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1221/2009 w sprawie dobrowolnego udziału organizacji w systemie ekozarządzania i audytu we Wspólnocie (EMAS).

Data zakończenia weryfikacji

"Weryfikacja" oznacza proces oceny zgodności przeprowadzany przez weryfikatora środowiskowego w celu wykazania czy przegląd środowiskowy, polityka środowiskowa, system zarządzania środowiskowego i wewnętrzny audyt środowiskowy organizacji oraz jej wdrożenie spełniają wymogi niniejszego rozporządzenia - zgodnie z art. 2, pkt. 24 rozporządzenia EMAS 

Jednocześnie na podstawie art. 18 ust. 6 i 7 weryfikator środowiskowy w trakcie weryfikacji sprawdza m.in. czy organizacja przygotowała deklarację środowiskową lub zaktualizowaną deklarację środowiskową, zgodnie z wymogami załącznika IV.

"Walidacją" jest potwierdzenie przez weryfikatora środowiskowego, który przeprowadził weryfikację, że informacje i dane zawarte w deklaracji środowiskowej i zaktualizowanej deklaracji środowiskowej organizacji są rzetelne, wiarygodne i prawidłowe oraz że spełniają wymogi rozporządzenia EMAS - zgodnie z art. 2, pkt. 25 rozporządzenia EMAS. Walidacja odbywa się, na podstawie art. 19 ust. 2 rozporządzenia EMAS, w odstępach czasu nieprzekraczających 12 miesięcy (w stosownych przypadkach zastosowanie ma odstępstwo przewidziane w art. 7 rozporządzenia EMAS).

Po walidacji weryfikator środowiskowy wydaje podpisane oświadczenie, o którym mowa w załączniku VII, stwierdzające, że weryfikacji i walidacji dokonano zgodnie z wymogami niniejszego rozporządzenia. (art. 25 ust. 9). W związku z tym data podpisanego oświadczenia uznawana jest jako termin zakończenia weryfikacji, o których mowa powyżej.

---

* 3-letnia weryfikacja, zgodnie z art. 18 ust. 6 rozporządzenia EMAS

"6. Do celów weryfikacji przeprowadzanej w celu odnowienia rejestracji, o której mowa w art. 6 ust. 1, weryfikator środowiskowy sprawdza, czy organizacja spełnia poniższe wymogi:a) organizacja posiada w pełni funkcjonujący system zarządzania środowiskowego zgodnie z wymogami załącznika II;b) organizacja posiada w pełni funkcjonujący zaplanowany program audytu, którego przynajmniej jeden cykl audytu został zakończony zgodnie z wymogami załącznika III;c) organizacja zakończyła jeden przegląd systemu zarządzania; orazd) organizacja przygotowała deklarację środowiskową zgodnie z wymogami załącznika IV oraz uwzględniono sektorowe dokumenty referencyjne, jeżeli były one dostępne."

** Coroczna weryfikacja, zgodnie z art. 18 ust. 7 rozporządzenia EMAS

"7. Do celów weryfikacji przeprowadzanej w celu odnowienia rejestracji, o której mowa w art. 6 ust. 2, weryfikator środowiskowy sprawdza, czy organizacja spełnia przynajmniej poniższe wymogi:a) przeprowadziła audyt wewnętrzny w odniesieniu do efektów działalności środowiskowej oraz spełnienia mających zastosowanie wymagań prawnych dotyczących środowiska zgodnie z wymogami załącznika III;b) wykazuje ciągłą zgodność z mającymi zastosowanie wymaganiami prawnymi dotyczącymi środowiska oraz ciągłą poprawę efektów swojej działalności środowiskowej; orazc) przygotowała zaktualizowaną deklarację środowiskową zgodnie z wymogami załącznika IV oraz uwzględniono sektorowe dokumenty referencyjne, jeżeli były one dostępne."

W przypadku corocznej weryfikacji, w ramach sprawdzania ciągłej zgodność z mającymi zastosowanie wymaganiami prawnymi dotyczącymi środowiska, organizacja powinna okazać odpowiedni dowód zgodności z nowymi wymagania zmienionych Załączników I, II, III rozporządzenia (WE) nr 1221/2009, zmienionych rozporządzeniem (UE) 1505/2017

*** Odstępstwo zgodnie z art. 7 rozporządzenia EMAS